La Vie d’une Gestionnaire Générale Adjointe
La surveillance des unités et départements est faite deux fois par semaine à l’hôpital Queen Elizabeth, avec un représentant du Trust (habituellement une sœur de l’unité), et un représentant de ISS. La majorité de la surveillance a lieu avec le service d’entretien, cependant nous évaluons régulièrement les services de la cuisine et de la sécurité.
Chaque vérification est complétée en utilisant un appareil de poche, programmé avec tous les éléments nécessaires pour chacun des services. L’appareil produit automatiquement un pourcentage de points pour les prestataires, et reflète les responsabilités du personnel de l’unité. Cette partie de la surveillance a remporté du succès car elle informe le personnel de leurs responsabilités de tâches d’entretien sur les unités de soins.
Si la vérification révèle que le pointage d’un département ou d’une unité est inférieur à 80% (niveau identifié par les membres du personnel sénior du Trust comme étant un niveau acceptable de propreté), on revisite l’évaluation la semaine suivante afin de vérifier si les manquements ont été rectifiés. Si la défaillance se reproduit encore une fois, les problèmes sont enregistrés avec le bureau d’assistance, lesquels si non rectifiés à l’intérieur de temps alloué peuvent résulter en un événement de défaillance.
Le Bureau d’Assistance est essential pour la gestion du fond commun de créance
Le bureau d’assistance est un outil très utile pour faciliter et surveiller les activités réactives. Tout le personnel du Trust a accès à un ordinateur portable et au bureau d’aide de la gestion des bâtiments. La prédominance du système est basé sur l’intranet (approximativement 95% du personnel utilise l’intranet à la place du téléphone pour signaler une tâche). Le système est utilisé pour une variété de tâches ad-hoc des préposés responsables du transport des patients lorsqu’ils doivent adresser un problème de plomberie. Tout le personnel du Trust est encouragé à préserver leur numéro unique lorsqu’ils enregistrent une tâche; donc si un problème survient, et que le travail n’est pas complété à l’intérieur des délais prescris, nous avons accès à la documentation reliée à la tâche et pouvons demander aux sous-traitants de faire le suivi. Les réunions mensuelles sur la revue des services avec le Trust nous permettent de mitiger les tâches complétées en retard, ou celles que nous investiguons. Un facteur de mitigation pourrait par exemple avoir rapport au temps supplémentaire requis parce qu’on attend la commande d’une pièce. Le Trust et le Meridian travaillent ensemble afin d’assurer que le service soit juste et que la documentation d’un événement de défaillance soit mise en place que lorsqu’il y a une défaillance.
Santé et Sécurité
Le Trust a un Officier responsable de la Santé et de la Sécurité/Incendie et à chaque semaine nous discutons avec lui des problèmes dès qu’ils surviennent. Skanska et ISS gardent des registres des accidents évités de justesse pour les incidents qui subviennent dans leurs départements ou pour tout autre incident dont ils sont témoins et qui pourrait être évité de justesse/risque de santé et sécurité. Un exemple démontrant que nous travaillons conjointement avec le Trust afin d’adresser les risques de Santé et de Sécurité qu’ils identifient est mis en évidence dans le corridor principal de l’hôpital. Pendant les livraisons matinales de la buanderie et de la lingerie, le corridor devient très congestionné car on remplit et défait les chariots de lingerie au même endroit qui est aussi désigné comme étant le corridor de sortie d’urgence; causant des problèmes pour l’officier responsable des Incendies et pour le ISS. En travaillant avec le Trust et la brigade d’incendie locale, nous sommes arrivés à une solution. Un coté du corridor sera réservé pour les chariots tandis que l’autre coté sera toujours libre et sans fouillis ce qui assure une liberté de mouvement en cas d’urgence.
Gestion de Situation de Crise
La gestion de situation de crise au QE est bien organisée. Nous avons participé aux sessions de formation conjointes avec le trust et les sous-traitants sur les procédures d’intensification de crise et d’accident majeurs. Si une situation de crise ou un accident majeur est déclaré, nous comprenons tous notre rôle. Le premier point de contact est le Directeur du Trust qui est disponible sur appel, qui assiste le Centre de contrôle du Trust et prend la carte d’action. Ils cascadent l’alerte aux gens listés sur leurs cartes d’action, etc.
L’année dernière, nous avons assisté à l’exercice Majax en temps réel avec des acteurs jouant les rôles de civils blessés. Dans le plan, Meridian (la compagnie de projet géré par HCP) est listé comme étant le Directeur des établissements et coordonne le personnel de gestion des établissements de notre Centre de Contrôle. Le lien avec le Centre de Contrôle du Trust est direct et offre toute l’assistance nécessaire, i.e. les gestionnaires de bâtiments prennent le rôle de préposés au transport de patient si cela est nécessaire, ou le personnel de la cuisine offre tout service nécessaire afin d’assister le Trust pendant la situation de crise.
Gill Jinks travaille avec HCP depuis 2001 premièrement comme Administratrice de projet et par la suite en tant que Gestionnaire Générale Adjointe.